ich halte das Thema 'Projektmanagement' nach wie vor für wichtig:
1. im Rahmen der Ehrenamtlichen-Koordination sogar für sehr wichtig.
2. DHV-intern auch wichtig.
Da ich als Rahmen für Projektmanagement das 'Scrum'-Vorgehen für gut und passend finde, halte ich nach einer email-Konversation mit Florian Rister und auch auf Bitte von Flo die folgende Kurz-Zusammenfassung von scrum hier fest:
Scrum ist ein "Rahmen" und wird typischerweise für Projektmanagement eingesetzt.
Scrum wird erfolgreich in der Software-Branche eingesetzt, und dort von allen grossen Weltfirmen, aber nicht nur von diesen. Scrum findet darüber hinaus auch Einsatz in anderen Branchen.
Alle Infos aus erster Hand gibt es hier:
https://www.scrum.org/
Es gibt drei Rollen im Falle der Koordination von ehrenamtlichen Helfern:
1. Product Owner (= PO): Georg und/oder Max.
2. Scrum Master (= ScM): Florian
3. Team oder Mitarbeiter (= z.B. alle ehrenamtlichen Helfer):
Man müsste die anstehenden Aufgaben in möglichst unabhängige Tätigkeitsfelder unterteilen, welche von einem team von ca. 10 Personen bearbeitet werden.
Es sind drei Rollen, und zwei davon sind DHV-intern. Man sollte PO und ScM nicht in einer Person vereinigen
Es gibt noch eine feste, wiederkehrende Periode, z.B. 4 Wochen oder 2 Wochen, mit:
a. einer Besprechung am Anfang = Planung
b. einem Besprechung am Ende = Review
c. einem täglichen, kurzen (!) Austausch von allen (15 Minunten und nicht mehr). Ein Austausch wird remote schwieriger als vor Ort.
Der PO gibt in der Planung zusammen mit dem ScM und dem Team die Prioritäten für die anstehende Periode und das vorliegende Tätigkeitsfeld vor.
Er sagt, was grob gemacht werden soll und definiert genau, wann etwas fertig ist (das letztere hört sich einfach an; aber hier wird oft genug geschlampt).
Die Mitarbeiter überlegen zusammen mit dem ScM, wie sie die anstehenden Punkte umsetzen und vor allem, welche Unterpunkte es dabei gibt.
Der tägliche Austausch hilft dabei, die einzelnen Unterpunkte Stück für Stück abzuarbeiten, bis ein einzelner Punkt fertig ist.
Der ScM ist eine Art 'Facilitator', er hilft bei Schwierigkeiten und schützt die Mitarbeiter, wenn der PO zu viel verlangt.
Im Falle der ehrenamtlichen MItarbeiter ist die Liste für alle einsehbar. Jeder Mitarbeiter sieht, wer woran arbeitet.
Wichtig ist, und das ist entscheidend, dass es eine einzige priorisierte Liste der anstehenden Aufgaben gibt und dass nicht nachrangige Punkte vor wichtigeren Punkten abgearbeitet werden.
Im Extremfall arbeiten alle an dem einen wichtigen Punkt, wenn eine Paralellisierung an diesem Punkt Sinn macht.
Falls ein Punkt geblockt ist aufgrund externer Umstände, z.B. Warten auf etwas, kann ein nachrangiger Punkt bearbeitet werden. Und zwar solange, bis der wichtigere Punkt wieder offen ist zur Bearbeitung.
Die priorisierte Liste der offenen Punkte (Todo-Liste oder backlog) zeigt zudem, welche Helfer*innen an welchen Punkten arbeiten.
Im Falle der Ehrenamtlichen-Arbeit sollte diese Liste m.E. öffentlich sein.
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Da ich ausgebildeter ScM bin, war mein Vorschlag gegenüber Flo, dieses Modell dem DHV (Georg, Max, Flo) in einem Vortrag mit einer Übung vorzustellen (ca. 1,5h). Dieses Angebot steht. Für mich wäre ein Termin kurz vor der Hanfparade praktisch, da ich zu dieser Zeit in Berlin bin, für den DHV ist gerade diese Zeit wg. diversen Vorbereitungen zur Hanfparade nicht so gut...